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Cela nous est tous déjà arrivés de chercher pendant des heures un ou plusieurs documents importants ou encore de se maudire de ne pas avoir mis en place un système de rangement infaillible. Tout serait tellement plus simple si on stockait l’ensemble de nos documents dans un seul et même endroit.
Voilà tout l’intérêt de digitaliser vos documents dans un espace de stockage numérique dédié accessible par tous et à n’importe quel moment.
Qu’est-ce qu’un espace de stockage ?
Un espace de stockage est un emplacement confidentiel de taille variable sur un serveur informatique et dans lequel un ensemble de données peut être réuni dans le but de :
- Conserver l’information dans un endroit fiable et sécurisé.
- Accéder aux documents à tout instant, à tout moment et depuis n’importe quel appareil.
- Et partager les fichiers de façon simple et rapide avec vos collaborateurs.
Quel est le gain à retirer de tout ça ? Les mots d’ordre sont économie et efficacité.
En effet, stocker tous ces documents dans un seul lieu représenterait une économie considérable ainsi qu’un gain de productivité sans conteste.
Attention : nous parlons bien de documents numériques et non papier. Si cela n’était pas déjà fait, il est important d’effectuer une digitalisation de vos documents.
Les bénéfices d’une seule et même plateforme
Cette réorganisation du fonctionnement de la gestion des documents entraîne non seulement une économie financière, mais également une économie de temps.
- L’économie d’argent se fait sur l’abandon des aménagements spécifiques au stockage de documents (étagères, armoires, salle des archives) ainsi que sur les accessoires servant au rangement et à l’organisation (trombones, agrafeuses…).
- L’économie de temps est également conséquente, car en optimisant votre rangement dans un seul endroit, vous ne perdez plus de temps à chercher vos documents. Cet espace de stockage vous permet de ranger, trier et classer vos documents selon vos besoins afin de les trouver et de les partager rapidement. Il vous suffit d’aller dans votre espace de stockage choisi et de chercher le titre ou un mot clés relatif à votre document. Vos données sont disponibles n’importe où, et à n’importe quel moment.
Chercher un document n’aura jamais été aussi facile, vous trouverez dorénavant vos documents en à peine quelques clics. - Gagnez en productivité puisque le temps de recherche de document et d’organisation est considérablement réduit. Ainsi, les employés économisent un temps précieux qu’ils pourront consacrer à d’autres tâches plus stratégiques.
Ce nouvel espace centralisé peut offrir à tous les employés un accès, ce qui leur permet de gagner du temps et par la même occasion d’optimiser leur temps de travail. De plus, l’objectif est également de faciliter le travail collaboratif et le partage de fichiers entre employés. Ce gain de productivité aura des répercussions positives sur les recettes de l’entreprise.
Comme vu précédemment, un seul changement de procédé peut conduire à une économie de temps et d’argent.
Êtes-vous prêts à faire le choix de l’efficacité ? Des solutions d’automatisation existent pour vous accompagner dans la création d’un nouvel espace de stockage optimal et personnalisé.
Un petit changement aujourd’hui peut vous mener, demain, à de grands résultats !
