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Les entrepreneurs émettent de nombreuses dépenses pour leurs clients. Les frais de débours correspondent aux sommes avancées par l’entreprise au nom d’un client, dans le cadre d’une mission. Ces frais présentent certains avantages, mais il faut respecter certaines conditions pour pouvoir en bénéficier. On vous explique tout dans cet article.
Qu’est-ce que les frais de débours ?
Les frais de débours sont des dépenses avancées au nom d’un client dans le cadre de votre activité professionnelle. Vous engagez des dépenses indispensables à l’exécution d’une mission pour le compte de votre client, en les réglant avec vos propres fonds. Ces frais sont ensuite remboursés par le client, à condition de présenter la facture correspondant aux frais avancés. Il n’y a aucun bénéfice réalisé sur les sommes avancées.
Les frais de débours ne concernent pas tous les frais professionnels. Plus précisément, ils comprennent les dépenses que l’entrepreneur a effectuées pour une prestation et qu’il a facturées au nom du client.
À noter : il ne faut donc pas effectuer ces frais au nom de l’entreprise, mais au nom du client pour qu’il soit possible de les faire passer en frais de débours.
Il faut différencier les refacturations de frais et les frais de débours. Les refacturations de frais correspondent aux dépenses engagées par l’entreprise pour l’accomplissement d’une mission, qui seront ensuite facturées au client. L’entreprise peut décider d’y appliquer une marge bénéficiaire.
Quels sont les différents types de frais de débours ?
Différents types d’achats peuvent être considérés comme des frais de débours, par exemple :
- les achats de matériaux nécessaires à la réalisation d’une prestation (peinture, rouleaux, etc.) ;
- les frais débours de transport et de déplacement engendrés pour la réalisation d’une mission ;
- les frais postaux pour l’envoi des marchandises ;
- la sous-traitance.
Bon à savoir : les frais de débours ne figurent généralement pas dans les devis en micro-entreprise, ou en société.
Pourquoi utiliser les frais de débours ?
Les frais de débours présentent des avantages à la fois pour l’entrepreneur et pour les clients. Tout d’abord, les frais des débours ne sont pas comptabilisés dans le chiffre d’affaires. Par conséquent, l’entrepreneur n’a pas à déclarer ces sommes lors de la déclaration de chiffre d’affaires. Il ne paie ni cotisations sociales ni impôt sur le revenu lié à l’activité professionnelle sur les frais de débours. Autrement dit, les frais de débours ne sont pas soumis à la TVA.
À noter : il n’est donc pas nécessaire de déclarer vos frais de débours à l’URSSAF.
Il est intéressant d’appliquer des frais de débours en micro-entreprise. En effet, il n’est habituellement pas possible de déduire du chiffre d’affaires les charges en micro-entreprise, mais cela est autorisé avec les frais de débours.
De plus, les frais de débours constituent un avantage pour le micro-entrepreneur car ils ne font pas gonfler artificiellement le chiffre d’affaires. Or, en micro-entreprise, il faut veiller à ne pas dépasser les plafonds de chiffres d’affaires (au risque de tomber dans le régime de l’entreprise individuelle).
Ensuite, les frais débours n’engendrent aucun coût supplémentaire pour le client. Ce dernier ne paie que le montant réel des dépenses que l’entreprise a engagées pour lui. D’ailleurs, cela participe à renforcer la confiance du client envers l’entreprise. En effet, le professionnel témoigne qu’il ne cherche pas à tirer profit des dépenses qui ont été effectuées pour le compte du client.
Enfin, les frais de débours assurent une transparence dans le calcul de la prestation finale. Comme ces dépenses sont des avances et non pas des marges bénéficiaires, le client n’a pas de surprise sur la facture finale. Il peut mieux appréhender le coût réel de la prestation.
Quelles sont les conditions pour appliquer les frais de débours ?
Toutes les entreprises peuvent utiliser les frais de débours. Toutefois, pour pouvoir les appliquer, il faut respecter certaines conditions :
- les dépenses sont engagées au nom et pour le compte du client en tant que mandant ;
- le remboursement doit correspondre exactement à la dépense réelle ;
- le remboursement est enregistré distinctement en comptabilité ;
- l’entreprise doit être en mesure de prouver l’origine et le montant exact des dépenses engagées.
Bon à savoir : dans le cadre de frais de débours, le compte comptable de l’entreprise doit indiquer le remboursement des sommes correspondantes.
Comment facturer les frais de débours ?
Pour facturer les frais de débours, il est nécessaire de respecter certaines étapes. Premièrement, il est important de formaliser un mandat de débours. Il est particulièrement utile pour éviter tout futur litige. Ce mandat doit notamment indiquer quelles dépenses sont engagées pour le client, l’objet de ces dépenses, le budget et les échéances. La loi n’impose pas de formalisme particulier pour ce mandat.
Deuxièmement, lors de l’achat au nom et pour le compte du client, il est nécessaire d’établir une facture pour les frais de débours. Celle-ci doit notamment comporter :
- la date de l’achat ;
- les coordonnées du client ;
- les coordonnées du fournisseur ;
- le libellé et le montant des frais engagés ;
- le coût total des dépenses.
Cette facture doit clairement indiquer qu’il s’agit de frais de débours. De plus, les justificatifs d’achat doivent être joints à la facture, et vous devez en garder une copie. Cette facture doit être remise au client.
À noter : avant d’effectuer des factures en micro-entreprise, il est nécessaire de bien connaître toutes les règles de facturations et les mentions obligatoires à faire figurer dans vos documents. En outre, vous pouvez notamment trouver en ligne des modèles de factures pour les auto-entrepreneurs.
